De IE-voucher: krijg een deel van de aanvraagkosten voor een merk of model terug

2021 zal de geschiedenisboeken ingaan als het jaar van de hoop en goed nieuws. Onder dat motto wensen de Europese Commissie, het EUIPO (European Union Intellectual Property Office) en de bevoegde instanties op nationaal niveau kleine ondernemers nog een extra hart onder de riem te steken via het introduceren van de IE-voucher die recht geeft tot reductie van 50% van de registratiekosten.

Dit is dus de uitgelezen kans om de immateriële activa van uw onderneming zo goed mogelijk te beschermen tegen een gereduceerde prijs. Grijp nu deze kans met beide handen om na de crisis zo goed mogelijk “up to speed” te komen. 

Welke kosten kan u als onderneming terugkrijgen?

Door gebruik te maken van de IE-voucher kan u 50% van de basiskosten (met aan maximum van € 1500,00) van uw merk- of modelaanvraag terugkrijgen. U hoeft dus niet te kiezen en mag dus voor meerdere merk- en of modelaanvragen tegelijk een IE-Voucher aanvragen. Deze moeten wel allemaal ter zelfde tijd aangevraagd worden.

Het betreft wel enkel de basiskost voor 1 klasse. Concreet betekent dit een tussenkomst van ongeveer 150/850 EUR per inschrijving met een maximum van 1.500 EUR .

Naar gelang de activiteiten van uw onderneming, kunnen weliswaar meerdere klassen in aanmerking komen. Voor de bijkomende klassen is geen tussenkomst voorzien. Om uw registratie te optimaliseren en om te weten welke klassen uw onderneming het best aanduidt, moet u terug terecht op de Nice-classificatie. In geval van twijfel of vrees dat al uw goederen of diensten onder meer dan één klasse vallen, is het raadzaam een deskundige te raadplegen alvorens een depot te doen dat uw activiteit niet (voldoende) zou dekken.  

Wie kan aanspraak maken op de IE-voucher?

Enkel KMOs/MKB’s die voldoen aan de definitie van de Europese Commissie kunnen aanspraak maken op de IE-voucher:

  • Onderneming met minder dan 250 werknemers
  • Jaaromzet van maximum € 50 miljoen
  • Balanstotaal van maximum € 43 miljoen

De vouchers dienen in beginsel rechtsreeks door de KMO aangevraagd te worden. Het is echter niet altijd gemakkelijk om de vereisten te begrijpen of zelfs om alle documenten op tijd te verzamelen om van de subsidies te kunnen profiteren. Daarom kunnen wij u helpen bij het opstellen van uw aanvraag en uw aanvraagformulier. 

Hoe en wat?

Gedurende het jaar 2021 zijn er vijf periodes waarbinnen u de voucher kan aanvragen:

Hiervoor geldt het principe “first come, first served”. Spoedig zijn is hier dus van essentieel belang.

Per periode wordt er slechts € 4 miljoen uitgetrokken. Wanneer de pot op is voor één periode, kunnen er geen nieuwe aanvragen (voor het verkrijgen van een voucher) worden ingediend. Het is dus van belang de periode goed in de gaten te houden en snel te zijn.

Stappen

  1. Dien uw aanvraag in bij EUIPO binnen één van bovengenoemde periodes via een speciaal formulier  (enkel beschikbaar tijdens één van de periodes). Dit moet u doen vóórdat u uw model- of merkregistratie aanvraagt bij BOIP of EUIPO. Houdt er rekening mee dat dit formulier verschillende documenten en informatie zal vereisen. Problemen bij het invullen van het formulier? Niet zeker of uw documenten volstaan? Neem gerust met ons contact op voor verdere inlichtingen te bekomen.
  2. Nadat u de aanvraag hebt ingediend ontvangt u een e-mail met ontvangstbevestiging en het referentienummer van de  aanvraag voor de IE-Voucher. Dit nummer wordt gebruikt in alle communicatie rondom deze aanvraag, dus bewaar dit goed!
  3. Binnen de maand na uw aanvraag krijgt u een antwoord van het EUIPO via een ondertekend toekenningsbesluit. Indien uw aanvraag laattijdig gebeurt, en er geen IE-Voucher meer beschikbaar is in de periode dat u die aanvraagt, zal uw kandidatuur geweigerd worden.

Nota bene : Als uw aanvraag in de ene periode wordt afgewezen (enkel voor laattijdige inbreng van uw kandidatuur), kunt u wel nog een aanvraag indienen in een andere periode. U kan wel maar één aanvraag in één periode indienen. Als u dus tijdens een periode meer dan één aanvraag in, wordt alleen de eerste aanvraag in rekening genomen.

  1. Binnen 30 dagen na ontvangst van het toekenningsbesluit, dient u uw merk- en/of modelaanvraag of aanvragen in bij het BOIP/EUIPO. Het is dus belangrijk van uw merk of model op voorhand voor te bereiden. Waanneer u uw merk of model registreert zal er u gevraagd worden om uw kosten op voorhand te betalen. U betaalt hierbij gewoon de normale kost die van toepassing is bij de aanvraag. De terugbetaling gebeurt in een laatste fase.  
  2. Nadat uw aanvraag voltooid is, dient u zelf uw IE-Voucher in via een verzoek tot terugbetaling. Dit doet u door op de link te klikken in het toekenningsbesluit. U ontvangt  een e-mail ter bevestiging van uw verzoek om vergoeding.
  3. Na goedkeuring van de ingediende informatie en documentatie wordt het bedrag binnen één maand overgemaakt.

Let op! De uitreiking van een IE-Voucher is geen garantie van het slagen van uw merk- en/of modelaanvraag. Het is niet omdat u een IE-Voucher heeft dat uw aanvraag sowieso zal ingeschreven worden. Om onnodige kosten te vermijden is het dus nog altijd aangeraden om op voorhand een merken- en modellengemachtigde aan te spreken. Aangezien de IE-Voucher los staat van de eindelijke inschrijving van uw IE-recht  kunt u altijd om terugbetaling verzoeken, zelfs bij weigering tot inschrijving.

Key take-aways

  1. Bepaal op voorhand welke merken en/of modellen u wenst in te dienen in 2021.
  2. Eens een aanvraagperiode gestart is, start een race tegen de tijd. Indien u bepaalde onderzoeken wenst, raden wij aan deze op voorhand uit te voeren, zodat wij direct de merken/modellen kunnen indienen van zodra het IE-voucher is toegekend. Ook al blijft de terugbetaling van kracht, de registratie van een merk of model dat niet aan de wettelijke vereisten voldoet (of het gebruik dat u ervan maakt) blijft een onnodige kost die gemakkelijk kan worden vermeden.
  3. Vraag uw merk en/of model pas aan nadat u uw IE-voucher heeft ontvangen. Als u uw merk- of modelregistratie aanvraagt voordat u de IE-voucher aanvraagt, dan wordt de IE-voucher niet aan u uitgekeerd.
  4. Vergeet niet dat uw IE-Voucher binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst vervalt.

Nog verdere vragen over de IE-Voucher, advies nodig om uw IE-activa optimaal te beschermen? Wacht niet en contacteer ons nu voor een eerste vrijblijvend advies.