In onze vorige blog bespraken we al hoe handelaars in kunst en antiek onderworpen zullen worden aan de antiwitwaswetgeving. Terwijl we wachten op de noodzakelijke Koninklijke Besluiten, staan we al even stil bij de vraag: wat moet je concreet doen?

Preventie: interne controle en organisatie

Kunsthandelaars die onder de antiwitwaswetgeving vallen, moeten preventieve maatregelen nemen om de illegale handel in kunst en antiek tegen te gaan. Denk hierbij aan de ontwikkeling en toepassing van gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen zoals het ontwikkelen van een cliëntacceptatiebeleid, melding bij vermoedens van illegale activiteiten en de bewaring van documenten. Indien de kunsthandelaar deel uitmaakt van een groep, zullen er nog bijkomende verplichtingen gelden.

Wanneer de onderworpen kunsthandelaar een rechtspersoon is, wordt een verantwoordelijke aangewezen om te waken over de naleving van de bepalingen uit de antiwitwaswetgeving. Is de kunsthandelaar een natuurlijke persoon is, oefent hij zelf deze functies uit.

Waakzaamheid

Kunsthandelaars moeten op hun hoede zijn wanneer ze kunst verhandelen, in het bijzonder voor wat betreft hun cliënten en onderlinge verrichtingen. Daarom legt de antiwitwaswetgeving enkele waakzaamheidsverplichtingen op, dewelke we zo meteen bespreken.

Know your customer (KYC)

De meest ingrijpende verplichting waaraan kunsthandelaars moeten voldoen is het knowyour customer (KYC) principe. Dit principe houdt in dat de kunsthandelaar onderzoekt wie de cliënt is en vervolgens zijn of haar identiteit verifieert. Het verzamelen en controleren van de relevante informatie moet gebeuren aan de hand van een cliëntenonderzoek voorafgaand aan de verrichting. Dit is geen eenmalige verplichting en bij langdurende klantenrelaties zal de handelaar geregeld opnieuw een klantenonderzoek moeten doen.

Een cliënt moet enkel geïdentificeerd worden indien de kunsthandelaar zakelijke relaties met hem of haar aangaat of indien er, bij occasionele contacten, aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Dit is zo wanneer er een verrichting uitgevoerd wordt, of meerdere verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan, voor een bedrag van 10 000 euro of meer.

Welke informatie verzameld moet worden, hangt af van de rechtsvorm van de cliënt. Voor natuurlijke personen is dit de naam, voornaam, geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres. Voor rechtspersonen is dit zijn maatschappelijke naam, zijn maatschappelijke zetel, de bestuurders en de bepalingen inzake de bevoegdheid om de rechtspersoon te verbinden. Hiervoor kan bijvoorbeeld het UBO-register geraadpleegd worden.

Volgens de antiwitwaswetgeving moet de verificatie van alle verzamelde identificatiegegevens gebeuren aan de hand van bewijsstukken of betrouwbare onafhankelijke informatiebronnen, teneinde de juistheid ervan te bevestigen. Voor natuurlijke personen kan de verificatie gebeuren aan de hand van een identiteitskaart. Indien de cliënt zijn woonplaats heeft buiten België, kan zijn identiteit worden geverifieerd aan de hand van een rijbewijs of paspoort. De identiteit van de rechtspersoon dient geverifieerd te worden aan de hand van de statuten. Voor rechtspersonen naar buitenlands recht moet er naar gelijkwaardige stukken worden gekeken. De Toezichthouder heeft ook de bevoegdheid hiervoor reglementen uit te vaardigen, maar heeft dit vooralsnog niet gedaan voor kunsthandelaars.

Indien de kunsthandelaar niet kan voldoen aan de verplichting tot identificatie en verificatie van de cliënt voorafgaand aan de verrichting, mag hij geen zakelijke relatie aangaan of verrichtingen uitvoeren. Er geldt met andere woorden een onthoudingsplicht bij gebrek aan verificatie.

Deze verplichtingen moeten worden nagekomen ten aanzien van de cliënt, eventuele gemachtigden en effectieve begunstigden, behoudens eventuele uitzonderingen.

Kenmerken cliënt en doel verrichting of relatie

Nadat de cliënt geïdentificeerd is en zijn of haar identiteit geverifieerd is, moet de kunsthandelaar passende maatregelen nemen om de kenmerken van de cliënt en de transactie te beoordelen. Er dient indien nodig bijkomende informatie ingewonnen te worden. Concreet houdt deze verplichting in dat de kunsthandelaar beschikt over de  informatie die nodig is om zijn cliëntacceptatiebeleid uit te voeren. Het cliëntenacceptatiebeleid dat de kunsthandelaar uitstippelt moet erin voorzien dat cliënten die mogelijk een specifiek risico vormen, pas als cliënt worden aanvaard na een grondig onderzoek door de kunsthandelaar zelf.

Meldingsplicht

Wanneer blijkt dat een uit te voeren verrichting atypisch is, moet er een bijkomende analyse gebeuren. Het doel van de bijkomende analyse is om na te gaan of van de verrichting vermoed kan worden dat zij verband houdt met het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (WG/FT). Dit is het geval indien de verrichting complex of ongebruikelijk groot is, ze een ongebruikelijk patroon vertoont of geen duidelijk economisch of rechtmatig doel heeft. De kunsthandelaar moet een schriftelijk verslag opstellen over de uitgevoerde analyse en dit bewaren. Hij is slechts in bepaalde gevallen verplicht melding te maken van het verslag.

De meldingsplicht geldt enkel indien de kunsthandelaar weet, vermoedt, of redelijke gronden heeft om te vermoeden dat de geldmiddelen, de verrichtingen of een feit waarvan hij kennis heeft verband houden met het WG/FT. De melding van verdachte praktijken gebeurt aan de CFI (Cel voor financiële informatieverwerking). De kennisgeving aan de CFI dient schriftelijk of elektronisch te gebeuren. Een meldingsformulier is beschikbaar op de website van de CFI. Het is de kunsthandelaar verboden om aan de cliënt mee te delen dat informatie wordt verstrekt aan de CFI.

Documentatieplicht

Met het oog op het voorkomen, opsporen of onderzoeken door de CFI van mogelijke verdachte praktijken, moet de kunsthandelaar bepaalde documenten en informatie bijhouden. Het gaat onder meer over de identificatiegegevens en een afschrift van de bewijsstukken. Deze moeten bewaard worden gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de datum van een occasionele verrichting.

Let wel op, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) is van toepassing op de documentatieplicht van kunsthandelaars. Dergelijke verwerking van persoonsgegevens is  weliswaar mogelijk omdat de antiwitwaswetgeving in een wettelijke basis voorziet voor de verwerking.

Algemene risicobeoordeling

Kunsthandelaars moeten de WG/FT-risico’s van hun verrichtingen kunnen identificeren en beoordelen. In de bijlagen I, II en III van de antiwitwaswet vindt men factoren waarmee rekening gehouden moet/kan worden, zoals de kenmerken van hun cliënt, de producten en diensten die ze aanbieden en de betrokken landen. De risicobeoordeling moet gedocumenteerd en bijgehouden worden voor de toezichthoudende autoriteit, met name de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie. Op de website van de FSMA wordt een praktische handleiding voor de risicobeoordeling ter beschikking gesteld.

Sancties

Indien niet aan de hogervermelde verplichtingen wordt voldaan, moet er rekening gehouden worden met administratieve boetes of zelfs strafrechtelijke vervolging. De administratieve geldboetes kunnen oplopen tot 1 250 000 euro. Het is de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie die toezicht zal houden op de kunst- en antieksector.

Conclusie

De wet van 20 juli 2020 heeft een grote impact op de kunst- en antieksector. Door de uitbreiding van het toepassingsgebied van de antiwitwaswetgeving moeten plots heel wat entiteiten uit de kunst- en antieksector aan bijkomende verplichtingen voldoen. Zo moeten ze een continue waakzaamheid aan de dag brengen bij het uitvoeren van transacties, zowel wat hun cliënten als wat de verrichtingen betreft.

Heb je vragen over de verplichtingen uit de antiwitwaswetgeving of ben je niet zeker of je er al dan niet rekening mee moet houden, aarzel dan niet om ons te contacteren!